Podczas projektowania biura część firm decyduje się na udział pracowników w tym zakresie. Teoretycznie nowe biuro i praca nad projektem biura może poprawić zaangażowanie pracowników. Decyzja, czy dopuszczać pracowników do procesu projektowego, powinna być przemyślana. O ile zwiększa się wtedy zaufanie do nadchodzących zmian, o tyle może zwolnić sam proces i generować konflikty wewnętrzne.
Ankieta: nowe biuro okiem pracownika
Rozróżniamy podstawowe dwa typy zaangażowania pracowników w ten proces. Pierwszym krokiem jest przeprowadzanie ankiet, które pozwolą określić podstawowe potrzeby pracowników, ich sposób pracy i rzeczy, których aktualnie im brakuje (np. szybszy dostęp do drukarki). Warto sprawdzić również, czy hot-deski są wygodne dla użytkowników. Dobrze sformułowane pytania pozwolą na wysunięcie konstruktywnych wniosków. Przygotowanie takich ankiet najlepiej oddać w ręce profesjonalistów od badań WRC, Po analizie wyników sporządzą raport potrzeb i określą, w którym kierunku układ biura powinien zmierzać. Można je również wykonać samemu, jednak warto wtedy przedyskutować wyniki z architektem.
Nowe biuro uzgodnione z design committee
Drugim krokiem do zaangażowania pracowników do kształtowania nowego miejsca pracy jest wytypowanie grupy pracowników. Będą mieli realny wpływ na kształtowanie biura. Tzw. design committee. Z doświadczenia wiemy, że taka grupa nie powinna przekraczać 5-6 osób. Im więcej osób bierze udział w projektowaniu, tym mniejsza jest decyzyjność. Za tym idzie zwiększenie kosztów i długości procesu projektowego. Warto pamiętać, że decyzje powinny być podejmowane na bazie jakiegoś materiału. Przykładowo architekt przygotowuje dwa warianty układ / wizualizacji wnętrz, a grupa je opiniuje. Nie sprawdza się forma typowo warsztatowa, czyli udział czynny w projektowaniu. Zbyt duża możliwość decyzyjności większej grupy osób generuje konflikty wewnętrzne w firmie i nie przynosi dobrych efektów projektowych.
Zaufanie do zmian
Każdy z tych sposobów angażuje dwie strony i wzbudza zaufanie do zmian. Szczególnie gdy wprowadzamy nową formę pracy (np. z biura komórkowego do strefowego). Należy jednak pamiętać o konieczności wcześniejszego rozpoczęcia procesu projektowego. Przygotowanie ankiet, wykonanie raportu, czy nawet same rozmowy z pracownikami wymagają czasu i wypracowania kompromisów. Przestrzeń biura powinna być wygodna dla użytkowników, w przeciwnym razie większość zacznie zastanawiać się nad formą home office :).
źródło zdjęcia: unsplash
